Как да докажете, че длъжността на секретарката е необходима?
Битува мнение, че секретарката е едва ли не момиче на повикване.
От жените, които упражняват тази професия, доста често ще чуете оплаквания, че работата им не се забелязва и затова не се уважава.
Ако и вие сте от тях, ето няколко полезни съвета:
Поздравът и следващите фрази
Внимателно следете репликите си и помнете, че хората рядко са склонни да променят първоначалното си впечатление. Затова поздравявайте посетителите не "С какво мога да Ви услужа" (това е фраза, подходяща за обслужващ персонал), а се представете с "Добър ден, аз съм Яна Иванова, секретар на управителя". Думите трябва да звучат вежливо, но не услужливо. Репетирайте. Следете интонацията и височината на гласа си.
Когато звъним в произволен офис, често чуваме сух и безличен глас – сякаш отговаря робот, а не човек. Не е нужно да се изпада чак в такава деловитост. Професионализмът се заключава най-вече в индивидуалния подход към всеки клиент. Дайте му да разбере, че сте загрижени за проблема му и сте в състояние да го решите.
Във връзка с телефонните разговори: никога не започвайте с "Безпокоя Ви от фирма...". Подобни фрази звучат унизително. Помнете, че вие сте лицето на фирмата и се явявате равноправен партньор, а не молител.
Длъжни сте да се научите да отказвате. Отрицателният отговор трябва да давате с убедителен тон и кратко обяснение.
Осанка и походка
Никога не забравяйте да следите своите осанка, походка и жестове. Вашите движения трябва да показват, че сте уверена в себе си и в думите си.
Вашата походка и позите, които заемате в течение на работния ден, в голяма степен зависят от осанката ви. За да свалите напрежението, повтаряйте просто, но ефективно упражнение: повдигнете рамената (без да напрягате врата), върнете ги в нормално положение, а после ги отпуснете надолу. Отпуснете се. Повторете няколко пъти.
По дрехите посрещат...
Не забравяйте, че външният вид на човека говори много за вътрешния му мир. Външният вид на секретарката трябва да показва, че това не е вятърничаво момиче, а надежден и сериозен сътрудник, на който може да се разчита.
Не се обличайте в крещящи цветове.
Не ходете с ултракъси поли.
Забравете за деколтето, което показва всичко.
Знаменитата моделиерка Едит Хед казва: "Дрехата трябва да е достатъчно прилепнала, за да показва, че сте жена, и достатъчно свободна, за да показва, че сте дама"
Помнете, че говорим за деловия ви костюм, който не бива да допуска двусмислени тълкувания.
Организация на работното място
Вашето работно място трябва да бъде уютно, но официално. На него не бива да има нищо излишно. Абсолютно недопустимо е бюрото ви да прилича на козметичен щанд или да е засипано със сувенири.
Личностни качества
Секретарката професионалист трябва да притежава определени качества като: търпение, емоционална сдържаност, организираност, акуратност и съвсем не на последно място - отговорност.
Отнасяйте се с уважение към длъжността си. Ако вие не приемате работата си сериозно, не можете да го очаквате и от другите.
Image: Michal Marcol / FreeDigitalPhotos.net