Обноски, етикет, поведение в офиса, личен стил - потърсете съвет от Ана Динкова

За съжаление, това са едни от най-особените, сложни и, да си го кажем - понякога тегави за навигиране ситуации в офисна среда. Причината е, че почти винаги има много неизвестни. Не знаем какво се случва в живота на другия човек, какви интерпретации е направил, дали има натрупване, лична несигурност, конкуренция, стара обида, някой доброжелател не ни е „подложил“ нещо или просто става дума за характер и за човек, който е решил да се упражнява в злоба.

Минавала съм през подобни ситуации и честно казано, и аз съм си задавала въпроса: „Какъв точно му/ѝ е проблемът?“. Уви, в моя опит това по-често ми се е случвало с жени колеги, макар че, разбира се, неприятното поведение няма пол. Пробвала съм различни подходи: от личен разговор, през опит за социализация, до ескалация към ръководител, когато вече работата реално започва да страда. Затова ще споделя няколко насоки – както „по учебник“, така и проверени в живия живот.

Отделяне на личното отношение от работния проблем
Това е първото и според мен най-важно нещо. Ти сякаш вече го правиш - от коментара ти личи, че не се самообвиняваш за неизвършени грешки и не търсиш непременно вина в себе си.
В офисна среда е важно да не формулираме проблема като „тя не ме харесва“, а като „липсата на комуникация затруднява работата“. Първото лесно може да бъде омаловажено като лична драма. Второто е делови проблем.

Поддържане на безупречно делови тон
При такъв тип поведение най-големият капан е човек да бъде провокиран да стане емоционален, остър, саркастичен или отчаян. Разбираемо е, но рядко помага. Даже често после точно това се използва срещу него: „Ето, тя е конфликтна“.

Великолепна офис акробатика: първо те игнорират три месеца, после ти си истеричната, защото си попитала къде е отчетът, който е за вчера и си повишила леко тон или си използвала по-остър език.

Затова бих държала комуникацията максимално ясна и конкретна, например:
-   Здравей, за да приключа задачата Х, имам нужда от информацията Y до петък в 12:00.
-   Моля да потвърдиш дали това е актуалната версия на документа.
-   За да не забавим процеса, изпращам обобщение на обсъжданото до момента.
Без излишни обяснения, без молби, без прекалена любезност. Вежливо, кратко, ясно, професионално.

Изместване на комуникацията в писмен вид
Когато някой отказва вербална комуникация или се държи демонстративно пренебрежително, писмената комуникация е много полезна. Не само защото трябва да се събират доказателства, а защото писменото общуване внася яснота, следа и структура.

Ако няма реакция на живо, бих писала имейл или съобщение, дори ако има – официален офисен канал:
-   Здравей, връщам се към въпроса от днес. За задачата Х ми е необходимо твоето потвърждение по точка Y. Моля да ми върнеш обратна връзка до края на деня, за да продължа нататък.
Ако няма отговор, следва спокойно напомняне:
-   Здравей, напомням за долното, тъй като срокът наближава и без тази информация не мога да финализирам моята част.

Ключът е да не пишем „ти пак не ми отговаряш“, а „без тази информация процесът не може да продължи“. Така фокусът остава върху работата, не върху личното отношение.

Избягване на ролята на човек, който моли за нормално отношение
Това звучи малко сурово, но според мен е важно. Нормалното делово отношение не е награда, която другият човек дава за специални заслуги, а очаквана норма на поведение. В работна среда базовото уважение и комуникация са част от професионалното поведение.

Може веднъж да се направи опит за човешки разговор, но не бих влизала в цикъл на постоянно умилкване, канене на кафе, обясняване и чудене как да станем по-приемливи за другия. Това лесно измества баланса в отношенията.
Ако има разговор, бих го формулирала кратко:
-   Имам усещането, че комуникацията между нас е затруднена. Ако има конкретен работен въпрос или нещо, което трябва да изчистим, готова съм да го обсъдим. За мен е важно да можем да работим нормално.
И толкова. Не бих питала „Какво съм ти направила?“, защото това поставя другия в позиция на съдия, а нас – в позиция на обвиняем.

Използване на техниката на „спокойното огледало“
Това е малък психологически трик, който често работи при пасивна агресия или игнор. Вместо да обвиняваме, назоваваме ситуацията неутрално и я връщаме към задачата.
Например, ако зададем въпрос на живо и няма отговор, може спокойно да кажем:
-   Разбирам, че сега не е удобно да обсъдим. Ще ти изпратя въпроса писмено, защото ми трябва отговор, за да продължа работа по задачата и да не бавим процеса.

Така не драматизираме, но и не се преструваме, че нищо не се случва. Хората, които използват игнора като форма на контрол, често разчитат другият да се разстрои, да гадае или да започне да се моли за внимание. Когато вместо това получат спокойна делова реакция, малкият им театър леко се обезсмисля.

Ограничаване на обсъждането с колеги
Изкушението е голямо, знам. Човек иска да провери: „Само с мен ли е така?“, „И други ли го виждат?“, „Аз ли полудявам?“. Нормално е да потърсите обратна връзка от доверен човек, но бих внимавала много.
Офисите са малки екосистеми, в които едно изречение, казано на кафе, до обяд вече е минало през три отдела и има поне две чисто нови версии на оригиналното послание. После темата вече не е, че колежката отказва да комуникира, а че „вие говорите зад гърба ѝ“.

Ако се обсъжда ситуацията, нека бъде с един доверен човек или директно с ръководител/HR, но не като клюка, а като работен казус.

Документиране на фактите, не на чувствата
Ако ситуацията продължава и започва да влияе на работата, бих си водила кратки бележки, сухи факти: дата, задача, какво сте поискали, по какъв канал, имало ли е отговор и как това е повлияло на срока.
Например:
-   15.06 – изпратен имейл с искане за потвърждение по проект Х. Без отговор до 17.06. Забавяне на моята част с два дни.

Ако ползвате инструменти за project management – това е чудесно място за описване на всички стъпки! Това е полезно, ако се стигне до разговор с ръководител. Тогава не казвате „тя ме игнорира всеки ден“, а „има повтарящ се модел на липса на отговор по работни въпроси, което води до конкретни забавяния“.

Спокойна ескалация, ако работата започне да страда
Ако сте опитали нормален подход, писмена комуникация, ясни срокове и кратък разговор, но положението не се променя, е напълно оправдано да включите ръководител.
Отново – акцентът не е върху „тя ме игнорира/не ми говори“, а като въпрос за процес:
-   Имам нужда от съдействие, защото комуникацията по задачите с Х е затруднена. Това започва да влияе на сроковете/качеството/координацията. Бих искала да уточним какъв е най-добрият работен процес, за да няма забавяне.

Това е важна разлика. Не се търси арбитър в личностен конфликт. Иска се работният процес да бъде изчистен и подобрен.

Пазене на собственото поведение
Това е най-досадният, но често най-полезният съвет. В такива ситуации човек трябва да играе дългосрочно и с визия. Да поздравява нормално, да отговаря нормално, да не прави демонстрации, да не отвръща на пренебрежението със същото и да не изпраща остри/язвителни имейли.

Не защото другият непременно заслужава да се държим добре, а защото ние пазим собствената си репутация. В офисна среда хората наблюдават повече, отколкото изглежда. С времето става ясно кой съдейства, кой блокира и кой прави атмосферата тежка, тегава и токсична.

Здравейте отново. Най-напред искам да ви благодаря за полезните съвети. Възползвах се от тях. Но колежката явно е от типа, който търси конфликт и не търпи чуждо мнение. Отнесох въпроса до ръководителя, по начина по който ме посъветвахте, без да ескалирам конфликт. Ръководителя се отнесе с разбиране, но поради една или друга причина промяна нямаше. Дори въпросната си позволи да ми крещи, което за мен преля чашата. Мисля че в подобни ситуации е по-добре да съхраним себе си, а не да се опитваме да лавираме в подобна нездрава среда. В крайна сметка от един месец съм на нова работа, където се чувствам спокойна. Отново ви благодаря за съветите, бяха ми полезни.